Ngày nay, chữ ký số vô cùng phổ biến và được áp dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực như báo cáo thuế, kê khai thuế hay bảo hiểm xã hội,… Tuy nhiên, ở các lĩnh vực khác nhau thì chữ ký số lại đóng một vai trò và mục đích khác nhau. Vậy chữ ký số là gì? Công dụng của chữ ký số ra sao? Cùng Luật ADZ tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là loại chữ ký đặc biệt được dùng để ký trên các văn bản và tài liệu số như: PDF, excel, word,… Những văn bản và tài liệu số này được dùng để kê khai hải quan điện tử, nộp thuế qua mạng và thực hiện các giao dịch điện tử khác. Chữ ký số chính là cặp khóa gồm khóa công khai và khóa bí mật đã được mã hóa dữ liệu, bao gồm: thông tin doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp. Chúng được sử dụng để ký thay cho các loại chữ ký thông thường.
- Khóa bí mật: là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, chúng được dùng để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai: là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, chúng được dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
- Ký số: là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
- Người ký: là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
- Người nhận: là cá nhân, doanh nghiệp nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được, sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.
Đặc điểm của chữ ký số
Về hình dạng
Chữ ký số có hình dạng gần giống như một chiếc USB, bởi vậy chúng còn được gọi là USB Token. USB Token có phần cứng được dùng để tạo ra cặp khóa bí mật và cặp khóa công khai, cũng như để lưu trữ thông tin của khách hàng.
Ngoài ra, chữ ký số cũng có mật khẩu, chúng được gọi là mã PIN.
Mô tả chữ ký số (USB Token)
Mỗi một USB Token chỉ có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token. Số series này chỉ được gắn duy nhất với một khách hàng. Khi nhấn nút trên của Token, màn hình sẽ xuất hiện một dãy số gồm 6 chữ số ngẫu nhiên và thay đổi liên tục trong khoảng thời gian 30 giây hoặc 60 giây. Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất với một khách hàng cụ thể và một giao dịch tại một thời điểm nhất định. Độ bảo mật của USB Token là rất cao, cho đến nay vẫn chưa ghi nhận trường hợp nào bẻ khóa thành công.
Đặc điểm của chữ ký số (USB Token)
- Lưu giữ được chứng thư số của thuê bao
- Có tốc độ xử lý cao (32 bit) và khả năng lưu trữ lớn
- Thiết bị rất phù hợp đối với các doanh nghiệp hay cá nhân sử dụng ký với lưu lượng vừa phải
Thông tin trong chữ ký số
Chữ ký số bao gồm các thông tin của doanh nghiệp bao gồm:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế,…
- Số series của chữ ký số
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Tên của doanh nghiệp chứng thực chữ ký số
- Chữ ký số của doanh nghiệp chứng thực chữ ký số
- Các thư hạn chế về phạm vi hoặc mục đích sử dụng của chữ ký số
- Các hạn chế về trách nhiệm của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác do Bộ Thông tin truyền thông quy định
Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số gồm có những công dụng sau đây:
- Chữ ký số có thể được sử dụng để thay thế chữ ký tay đối với tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số
- Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với con dấu và chữ ký của người đại diện đối với doanh nghiệp; tương đương với chữ ký tay đối với một cá nhân
- Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác cũng như khách hàng biết rõ được bạn là người gửi thư
- Bạn có thể sử dụng chữ ký số để mua bán hàng trực tuyến, thanh toán online, thậm chí là đầu tư chứng khoán trực tuyến. Đối với chữ ký số, bạn có thể chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất tiền như các tài khoản Visa hay Master
- Sử dụng chữ ký số trong trường hợp đăng ký thủ tục hành chính trực tuyến đối với các ứng dụng chính phủ điện tử và các cơ quan nhà nước có làm việc trực tuyến
- Sử dụng chữ ký số trong trường hợp kê khai nộp thuế trực tuyến, hoặc khai báo với cơ quan hải quan và tiến hành thông quan trực tuyến mà không cần phải đến trực tiếp trụ sở để kê khai
- Có thể sử dụng chữ ký số để đóng bảo hiểm xã hội
- Chữ ký số thường được sử dụng trong quản lý doanh nghiệp bởi mức độ bảo mật và xác thực cao
- Chữ ký số có thể được sử dụng để ký hợp đồng đối với các doanh nghiệp làm việc trực tuyến bởi mức độ tin cậy cao
Ứng dụng chữ ký số trong kê khai nộp thuế qua mạng
Căn cứ theo Luật số 21/2012/QH13 của Quốc hội về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế có hiệu lực, các doanh nghiệp khi kê khai nộp thuế qua mạng phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Nghĩa vụ của người nộp thuế: Người nộp thuế là các doanh nghiệp kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Muốn kê khai thuế qua mạng trước tiên phải kết xuất các Tờ khai thuế theo mẫu trên website chính của Tổng cục Thuế ra file PDF. Để gửi được file, mỗi doanh nghiệp phải có một tài khoản đăng nhập và một chữ ký số để ký lên các file đó.
- Chữ ký số phải được mua của các tổ chức được phép cung cấp chữ ký số như VNPT, FPT, Viettel, Vina,… Bởi vậy, các doanh nghiệp khi muốn thực hiện việc kê khai thuế qua mạng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số
- Hiện tại Việt Nam có 10 nhà cung cấp chữ ký số đó là: Viettel, VNPT, BKAV, FPT, VINA, NACENCOMM, Newtel, Safe-CA, EFY và TRUSTCA
Qua bài viết trên, Luật ADZ hy vọng các bạn sẽ hiểu rõ hơn về chữ ký số cũng như công dụng của chữ ký số đối với doanh nghiệp. Nếu có vấn đề thắc mắc, hãy liên hệ với Luật ADZ để được sẵn sàng tư vấn và phục vụ quý khách. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!
